На какой основе работает продукт «Все под контролем»?

Будучи простым при внедрении, этот продукт на самом деле основан на работе сложного программного комплекса, в который произведены серьезные инвестиции.

Он работает на специально адаптируемой под каждое предприятие-пользователя усеченной версии платформы нашего интернет-проекта www.delovoy.by.

По результатам исследований, проведенных Агентством стратегического и экономического развития, при комплексной оценке по 104 показателям в 14 группах оценки «Деловой» признан лучшим интернет-проектом Беларуси в области товаров для офиса и учебы. Это касается как технической его реализации, так и уровня представляемого им сервиса. 

Базовый вариант этого ресурса, используемый для обычных компаний (без сети подразделений), работает с 2011 года, успешно обслужив более 125 тысяч заказов от предприятий Беларуси. Это говорит о его надежности. Надежно он послужит и вам!

По 2700 отзывам наших покупателей средняя оценка нашего сервиса и наших проектов в действии - 4,82 из 5 баллов.

Кратко о механизме работы проекта

Наши предприятия, приняв решение о внедрении нового способа, основываясь на базовом ассортименте нашей компании (на сайте delovoy.by, около 11 тыс. позиций), договариваются о закупаемом ассортименте и специальных ценах на выбранный товар. Товар, как говорится, «щупается» руками.

Для вашей компании нами оперативно создается специальный закупочный сайт. Он базируется на нашем сайте delovoy.by, привязан к нашему складу (товар всегда есть в наличии), но его ассортимент существенно усечен: там содержатся только разрешенные вами к закупке товары по новым согласованным ценам.

Ваши подразделения получают права доступа к сайту и выбирают товар на нем в разрешенные периоды времени.

Заявки от ваших подразделений, сделанные ими на созданном сайте, поступают на обработку к нам, а для контроля – к вам. При вашем их утверждении, нами производится комплектация и доставка заказов непосредственно в подразделения.

Краткое описание не дает полного представления об удобствах этого способа, а лишь обозначает контуры. Более полное описание – ниже по тексту.

Основные черты проекта, важные вашему руководству и сотрудникам:

1. Цены на выбранные товары предельно низкие. Они будут согласованы с вами, покупателем на уровне руководства. Они могут быть установлены как в результате тендеров и конкурсов, а могут быть фиксированными или просто получены при применении скидки к нашим текущим отпускным. Способ установления цен выбирает заказчик.  Это позволит не тратить в процессе обслуживания ваших подразделений ваше время на контроль цен закупок подразделениями, их правильность и адекватность. Возможность ошибок и злоупотреблений на местах отсутствует. О ценах – в конце материала подробнее.

2. Подразделениями закупаются только те товары для офиса, которые отобраны в головном офисе, и которые разрешены к покупке. Невозможно купить что-то иное: ассортимент товаров фиксирован, согласован с руководством, централизованно утвержден. Такой подход позволяет не тратить время на согласования с работниками подразделений ассортимента каждой закупки.

3. Перед началом работы в головном офисе товары, которые выбраны к закупкам, могут пройти тестирование на соответствие требованиям заказчика по качеству и другим параметрам. Для этого мы по вашему требованию предоставим образцы. Это исключает покупку «кота» в мешке.

4. Установленные лимиты, контролируемые нами при обработке заявок от ваших подразделений, позволяют вам уйти от постоянного контроля над тем, кто и сколько заказал. При этом информация о каждом сделанном подразделением заказе при его отправке в наш центр обработки одновременно автоматически поступает и в ваш головной офис для мониторинга и отслеживания хода процесса снабжения подразделений этими товарами.

5. При необходимости специалист по закупкам головного офиса может оперативно скорректировать заказ любого подразделения, который поступает к нам, если, например, подразделение нарушает установленные нормы, лимиты или периодичность закупок какого-то товара, например, дыроколов.

6. Полностью отпадает предельно трудоемкая и хлопотная во всех смыслах процедура сбора заказов с мест, их ценового и ассортиментного контроля. Нет необходимости в контроле качества, утверждении, составлении сборной заявки поставщику и согласовании с ним этой заявки, сравнении ее состава с реально имеющимся у поставщика на складе товаром, производства дополнительных согласований и замен: весь предлагаемый товар в рамках этого проекта имеется у нас в постоянном наличии. И, особенно, после утверждения планируемого к поставкам ассортимента. Он ставится на наших складах в резерв.

7. Ваши складские трудозатраты становятся равны нулю, отсутствует отвлечение вашего персонала на работу с непрофильным для него товаром. Нет ошибок вашей внутренней комплектации, исключены пересортицы при формировании заказов, практически неизбежные при работе с незнакомым товаром. Ведь работая по этому принципу, в отличие от традиционных закупок (с поставкой обобщенного заказа на центральный склад), в нашем случае ваш склад вообще не задействуется в этом процессе: товары для офиса с нашего склада идут непосредственно в ваши подразделения.

8. Сокращаются затраты на транспортные расходы заказчика: обеспечена бесплатная раздельная доставка всех заказов с мест (независимо от их суммы!) непосредственно во все подразделения компании-покупателя до рабочих мест пользователей. Буквально, до конкретного кабинета. Нам так и пишут в заказах, если в одном здании разные отделы делают разные заказы: кабинет №305, кабинет № 312.

9. Для вас упрощается ведение рекламационной работы. Все вопросы по недостачам, пересортицам (хотя они у нас и минимальны), оперативно решаются на уровне подразделений без необходимости вмешательства специалиста головного офиса. При этом риск того, что в подразделения поступит товар, поврежденный в результате транспортировки и нескольких перегрузок, сведен к минимуму. Так бывает, в частности, при работе с пластиком (лотки, демонстрационные доски т.п.). Они в результате частых перевалок наиболее подвержены бою. В нашем случае мы берем на себя ответственность за сохранность товара при транспортировке до конечного пользователя.

10. Вам не нужно будет тратить время на формирование отчетов по затратам на канцтовары: мы подготовим и предоставим ежемесячные отчеты по закупкам вашими подразделениями в разрезе филиалов, городов, областей, групп товаров, во времени (например, за полгода).

11. Резко, в разы, сокращается время ваших сотрудников на обработку приходных документов: мы обеспечиваем передачу в вашу бухгалтерскую службу документов в электронном виде для оперативной постановки купленного товара на учет в необходимом формате. Исключены учетные ошибки и ошибки ввода информации. Информация для постановки на учет может быть отправлена по электронной почте в форматах CSV, XML, XLS.

12. Нами производится оформление как общих (на всю организацию), так и раздельно (по каждому подразделению) товарных и отгрузочных документов.

13. Чтобы работа по обеспечению офисов товарами не вылилась в неорганизованный по времени процесс, заказы могут быть ограничены определенными временными рамками, например, с 10 по 20 число каждого месяца. Филиалы могут быть объединены в группы с одинаковыми ограничениями по времени.

14. Наш большой и разнообразный ассортимент (около 10 тыс. позиций) позволит сократить количество заключаемых договоров, т.к. кроме канцелярских товаров мы предлагаем хозтовары, технику, расходные материалы, мебель, сейфы и прочие товары, изготавливаем печати и штампы.

15. Имеется возможность включить в ассортимент вашего интернет-магазина необходимые вам товары и товарные группы, отсутствующие в нашем основном ассортименте, и закупать их для вас по специальным низким ценам с доставкой во все подразделения компании вместе с заказами на наши традиционные товарные позиции. Это позволит вам сократить перечень поставщиков и затраты на обработку заказов подразделений.

16. Обеспечена оперативная поддержка по всем возникающим вопросам, связанным с заказами, работой сайта: как консультации в онлайн-режиме (JivoSite, Skype), так и по телефону и электронной почте.

17. Вам предоставляется выделенный персональный менеджер. Также всегда в ваших интересах работает отдел клиентского сервиса. Это единое место, куда можно обратиться с любым вопросом по качеству нашего обслуживания. И, самое главное, быстро решить любую проблему! Такого подразделения нет ни в одной канцелярской компании РБ.

18. Заказы можно размещать 24 часа в день 7 дней в неделю, без перерывов, в выходные и праздничные дни. Это ценно для компаний, в которых подразделения работают в расширенном временном интервале (магазины, аптеки, АЗС, учреждения здравоохранения).

19. Ваши сотрудники, ответственные за заказы, имеют на нашем сайте личный кабинет, в котором сохраняется история предыдущих заказов. Есть возможность повтора предыдущего заказа с последующей его корректировкой, это позволяет быстро заказывать испытанные товары и не тратить время на выбор. Также история заказов отображает номер заказа, статус, перечень товаров, общую сумму с НДС, номер заказа.

В кабинете есть возможность изменения личных данных, адресов доставок и возможность оставить отзыв.

20. Ваши сотрудники оперативно информируются о статусе заказа: после совершения заказа на e-mail сотрудников автоматически приходит подтверждение заказа, копия может отправляться ответственному специалисту центрального офиса.

21. Есть и дополнительная «фишка»: все ваши сотрудники получают специальный код (промокод). Он дает право на скидку до 25% на все товары, заказываемые ими лично для собственных нужд, нужд детей и родственников (детский сад, школа, колледж, творчество, хобби), которые они сделают на сайте www.delovoy.by или www.3kota.by. Условие: личная доставка должна осуществляться вместе с доставками товаров для офиса от вашей организации. 

Более подробно о том, что и как делается на практике

1. Специально для вашего предприятия мы создадим так называемый закупочный сайт, например, ziko.delovoy.by. Это усеченная версия нашего интернет-проекта Delovoy.by — она не будет содержать исключенных товарных групп, информационных страниц, ненужных вариантов оформления заказа, таких как наличная оплата, доставка почтой и т.п. Благодаря этому ваши сотрудники будут тратить значительно меньше времени на подготовку заказа. 

2. Вашим представителем, т.е. специалистом компании-покупателя, на нашем основном сайте Delovoy.by выбирается ассортимент офисных товаров, которые будет разрешено закупать подразделениям. Возможен выбор как отдельных товаров, так и включение/исключение целых товарных групп (или подгрупп).

3. На уровне центрального офиса с нашей компанией производится согласование цен. Это может быть сделано тремя способами:

 а) путем применения специальной скидки от текущих цен нашей компании, применяемых для рядовых (несетевых) покупателей, приведенных на delovoy.by. Скидки могут быть разными на разные группы товаров;
 б) путем установления согласованных цен, достигнутых в результате переговоров, конкурсного отбора или тендера, зафиксированных на определенный период;
 в) комбинированным способом.

При применении скидки ее величина значительна и, как правило, лежит в пределах 15–20%, иногда 25% от наших текущих цен, по которым покупают обычные клиенты на нашем сайте (delovoy.by). Если принять во внимание тот факт, что и базовые цены у нас весьма конкурентны, т.к. являются отражением рыночной ситуации и результатом труда группы специалистов, контролирующих и мониторящих цены на рынке, то такой размер скидки делает наши цены очень привлекательными. Это самый применяемый способ: простой и надежный.

Выбранные вами товары на вашем сайте будут отображаться с ценами, которые мы с вами определим.

4. Наши специалисты производят «усечение» ассортимента для вашего сайта, отключая отображение исключенных товаров или товарных групп. При этом, если каким-то подразделениям, например, головному, требуется наш полный ассортимент, они могут сделать для этих подразделений заказ на нашем главном сайте — скидка будет применена при выборе специального способа оплаты. 

5. Сотрудники ваших подразделений, отвечающие за заказы офисных товаров, получают логины и пароли (или сами проходят процесс регистрации на сайте) для доступа к вашему сайту (фактически, нашему складу), в режиме онлайн. Активация новых сотрудников происходит ответственным специалистом через личный кабинет либо нашим сотрудником. 

6. В периоды, когда из центрального офиса покупателя дается «добро» на очередную закупку, сайт открывается для размещения заказов сотрудниками подразделений. Сайт работает без ограничений по времени. Но на практике обычно доступ открыт в течение 1-2 недель.

7. Пользователи из подразделений делают заказы на сайте, отправляют их к нам на обработку. Параллельно эти заказы поступают по электронной почте вашему ответственному специалисту (покупателя) для контроля.

8. Мы обрабатываем заказы и, после получения подтверждения на отгрузку из центрального офиса, передаем их на комплектацию. По договоренности, мы можем отгружать заказы без согласования. Комплектация осуществляется для каждого подразделения раздельно, в раздельные упаковки и по раздельным отгрузочным документам. 

9. Также раздельно нашими силами производится и доставка в каждое подразделение, минуя ваш центральный склад, не отвлекая его на несвойственные ему задачи приема нашего товара, на комплектование заказов для отдельных подразделений. Она бесплатная, независимо от суммы заказа.

При вашем желании мы можем заказы, предназначенные для подразделений, отправлять и на ваш центральный склад в уже готовом состоянии. То есть, если вы регулярно отправляете в подразделения свой транспорт и вам удобнее доставлять заказы самим, тогда мы сделаем отпускные цены еще ниже. Но некоторые компании, имеющие свои собственную логистику, все-таки используют нашу доставку именно из соображений удобства «полного аутсорсинга»: заказал и забыл.

10. Выписка документов (ТТН, счет-фактура) производится для каждого подразделения. При необходимости можем подготовить общую накладную на весь товар после отгрузки во все подразделения. При выписке отгрузочных документов мы высылаем их состав в электронном виде по электронной почте.

11. Если кто-то из ваших сотрудников также сделал персональный заказ товаров на наших сайтах www.delovoy.by и www.3kota.by, то производится бесплатная доставка товаров и ему лично.

12. В сроки, установленные договором поставки, вы производите оплату.

И так по кругу с принятой вами периодичностью: раз в квартал, раз в месяц, раз в полгода или год. Это удобно. Практично. Эффективно.

Каково время, необходимое для внедрения этого продукта? И как легко из него выйти?

Время его «запуска» у заказчика составляет около 1–2 недель при минимальном участии ваших сотрудников: все настройки сделает наша компания.

Для выхода вы просто перестаете использовать этот продукт. Но ни одного случая отказа пользователей от него не было: людям он удобен, компаниям выгоден и поэтому они работают с нами годами.

Сколько стоят внедрение продукта и выход их него?

Внедрение продукта, последующая работа и, при необходимости, — выход из проекта, — полностью бесплатны на всех этапах.

Почему мы уверены, что сумеем предложить вам, кроме лучшего сервиса, также и лучшие цены?

Наша компания – среди признанных лидеров белорусского рынка в отрасли товаров для офиса и учебы. Это, кроме всего прочего, означает, что поставщики-производители дают нам лучшие цены. Поэтому и мы можем давать более низкие цены, чем многие наши коллеги.

При этом в «обычной жизни», при текущих разовых поставках случайным покупателям наша компания не является компанией low-cost, а фирмой среднеценовой категории и со сбалансированными наценками, которые оправдывают наш непревзойденный сервис.

Но в отношениях с крупными покупателями, такими, как ваше предприятие, мы изменяем своей повседневной стратегии. Для них мы работаем на минимальных наценках, обеспечивающих лишь покрытие наших затрат и получение небольшой доли прибыли. Мы сознательно идем на это, выбирая принцип: лучше отработать на минимальных наценках при более высоком обороте, имея постоянного, стабильного, лояльного, довольного нами клиента. Как это происходит уже много лет с теми, кто с нами работает в рамках этого проекта.

Какова вероятность, что кто-то предложит более низкие цены? И насколько можно доверять этим предложениям?

Даже при том, что мы для вашего случая предоставим вам, действительно, предельно низкие цены на проверенные временем товары достойного качества, ситуация «всплытия» низких цен нередка.

И так происходит иногда уже после окончания конкурса или уже в процессе исполнения поставщиком договора поставки: появляется новое действующее лицо, предлагающее по каким-то ассортиментным позициям более низкие цены.

Часто это повергает в недоумение устроителей конкурсов и тендеров и их руководство. Но в 95% случаев эти предложения в итоге оказываются несостоятельными для более-менее продолжительной работы, а иногда и просто, как сейчас говорят, являются «фейком».

Мы можем перечислить почти все случаи «еще более низких цен». Вот они:

1. Иногда вы просто попадаете в эпицентр низкой фазы ценовой маркетинговой стратегии какого-то поставщика. Но очень скоро такой поставщик выходит из этой фазы, поднимает цены, а вы вынуждены начинать новый поиск. Длительное сотрудничество не получается.

2. Иногда это предложение поступает от молодой и не очень опытной компании в составе нескольких человек, которая недооценивают проблемы и трудности, возникающие при поставках крупным и требовательным потребителям. Они, предлагая более низкие цены, явно переоценивают свои силы и не просчитывают затраты и издержки. Ведь качественно: своевременно, в заявленном ассортименте, не меняя цен, - маленькой фирме обеспечивать товарами большого покупателя в течение длительного периода действия договора не под силу. Для работы с большими клиентами компания - поставщик должна иметь большую инфраструктуру и ресурсы.

3. Часто крупного покупателя просто хотят, как говорят, «заманить в сети». И это вполне может делать даже большая и серьезная компания-поставщик. «Ввяжемся в бой, а там видно будет. Для начала дадим низкие цены, а там посмотрим. Главное завоевать клиента». Но это не может и не будет продолжаться долго. Это недолговечный альянс.

4. Компания, которая дает невероятно низкие цены, часто предлагает вам товар не самой достойной качественной категории. В терминологии канцелярского бизнеса есть такой термин: предельно бюджетные бренды. Товары этих марок почти на 100 % похожи на «нормальный» товар, но у них высок процент брака. Часто такие компании для первой поставки и в качестве образцов предлагают товар, который прошел проверку специалистов покупателя, а затем при последующих поставках меняют его на товар явно проблемного качества.

5. Особо низкие цены бывают, если вам предлагают товар, который не самым легальным способом попал на территорию РБ. Часто - от предприятий, которые находятся в реестре предприятий с повышенным предпринимательским риском. Вам нужны такие проблемы?

То есть, каждый случай особо низких цен имеет вполне «земное», вернее, приземленное, происхождение. Чудес не бывает.

И если мы найдем точки соприкосновения для длительного плодотворного сотрудничества, то сумеем объяснить каждое такое «чудесное» ценовое явление. Тогда отношения между нашими компаниями будут поистине партнерскими.

И последнее. Ни одна нормальная и серьезная компания в условиях инфляционной экономики не может предоставить покупателю товар по особо низким ценам с фиксацией этих цен в белорусских рублях на длительный срок, например, на год.

Если вы имели дело с такими случаями, то вам нужно быть предельно осторожным.

Поэтому мы бы не советовали вам выдвигать такие условия (фиксация на год) при выборе поставщика. При постоянном падении курса основных валют, особенно, российского рубля, совместное выполнение этих требований невозможно без возникновения финансовых проблем у поставщика.

Вам нужен поставщик с финансовыми проблемами, который не сможет до конца выполнить свои обязательства? Ответ очевиден.

Напишите нам на alexandra@delovoy.by и мы свяжемся с вами.